הפקת אירועים מוצלחת – נקודות המפתח שחשוב שתכירו

הפקת אירועים היא לרוב "פרויקט" לא קטן ובוודאי מאתגר למדי. יש שעושים זאת באופן חד פעמי סביב אירוע אישי כגון חתונה או בר מצווה. יש שעושים זאת שוב ושוב, כגון אנשי עסקים שמכינים כנס או השקת מוצר. בכל מקרה, תרצו כמובן לעשות זאת היטב. מה דרוש לשם הפקת אירועים מוצלחת?

למצוא את המיקום המתאים ביותר

אין אירוע, בלי מיקום מתאים עבורו. יש בארץ מבחר לא קטן של מקומות מתאימים לאירועים, הן במקומות מרכזיים (כגון גני אירועים בקיסריה) והן במקומות מרוחקים יותר בארץ. זה יכול להיות אולם אירועים סטנדרטי, אזור לאירועים בתוך בית מלון, במרכז כנסים ועוד. אירוע בתוך אולם אירועים סטנדרטי, יספק תמיד את התנאים הנוחים מבחינת טמפרטורה ובכלל. אך ניתן לקיים אירועים גם בחוץ. יש בכך סיכון מסוים – מזג האוויר עשוי להפתיע וגם הטבע בכלל. אך מאידך, הדבר מציג גם הזדמנויות שונות, להפקת אירוע ייחודי וזכיר במיוחד. אגב, גם היבט הבטיחות משמעותי יותר בחוץ. זאת, בשונה מקיום אירוע באולם אירועים מסודר, אשר ערוך לכך מראש. כולל בהקשר אירועים או חלק מהאירוע, אשר עורכים במתחם חיצוני ששייך לאולם. מיקום האירוע צריך להתאים להגעה נוחה עבור כל האורחים. הדבר תלוי גם באופי האירוע שבו מדובר. אם זו חתונה למשל, תרצו מקום שקרוב מספיק לכולם. אם זה אירוע מיוחד של חברה כגון כנס שהיא עורכת, עשוי להתאים לקיים אותו במיקום תיירותי כמו אילת או הכנרת.

שיקולים מרכזיים, עבור הפקת אירועים מוצלחת

• "הקונספט" – אז הקונספט הוא שאתם הולכים להתחתן?.. נשמע טוב מספיק. אך לעתים, מעוניינים לקיים אירוע מסביב לנושא מיוחד. במידה וזה הכיוון, רצוי להחליט על כך ממש בהתחלה.
• נותני שירות שונים – את ההחלטה לגבי נותני שירות והתיאומים מולם, כדאי גם כן לבצע בהקדם. אלה עשויים להיות למשל צלם, תקליטן, קוסם ואפילו "דיילים" לאירוע עסקי.
• ניהול זמן – היבט חשוב מאוד. בין השאר, רצוי לצמצם אי וודאות, אשר תסבך לוחות זמנים ולא רק אותם. למשל לוודא מראש, מי מגיע לאירוע ומי לא ומי "אולי".
• בחורף זול יותר – קיום אירועים בחורף, הוא לרוב זול יותר מבחינת כל נותני השירותים. כולל אולמות. זאת, בעקבות הביקוש לאירועים, שהוא נמוך מעט מהרגיל בחורף. כדאי לנצל זאת.

כמה טיפים מסייעים

• להקפיד על הדברים ההכרחיים – עבור הפקת אירועים מורכבים, חיוני להפריד בין עיקר לטפל. יש היבטים מסוימים, שהם קריטיים להצלחת האירוע ואיתם חשוב שלא לקחת סיכונים. למשל, עצם הגעת המוזמנים לאירוע או שיהיה עבורם די מקום חניה. לכן, שימו לב למשל, שהם לא יצטרכו להגיע בדרכים ובזמנים שבהם יש קרח על הכביש, ערפל, גשמים עזים מדי וכדומה. הדבר בוודאי משמעותי יותר, למשל מעיצוב ההזמנות לאירוע.
• תקשורת יעילה – אחד ההיבטים המעשיים החשובים בהיערכות לאירוע, היא תקשורת עם גורמים שונים. בין אם אלה המוזמנים או נותני השירותים לאירוע או אחרים. חשוב שיהיה לכם את פרטי דרכי יצירת הקשר המהירות ביותר מולם, שבהן הם אכן מגיבים ומהר! כמו כן, ניתן להיעזר כהשלמה לכך, ברישות חברתי. למשל להקים קבוצה זמנית בטלגרם או לשלוח עדכונים דרך חשבון הטוויטר שלכם.
• חברות הפקת אירועים – אם האירוע שאתם מתכננים מסובך יחסית או שאתם עורכים אירועים רבים באופן קבוע, כדאי לשקול עבודה עם מומחים לכך.
• המכנה המשותף – אם מתלבטים לגבי כשרות האוכל, אפשר ללכת לפי הכשרות המחמירה ביותר שעשויה להידרש. כך גם לגבי נגישות – אם אמורים להגיע לאירוע קשישים או בעלי מוגבלויות תנועה, האם יתאים לערוך אותו בראש גבעה, פסטורלית ככל שתהיה? בוחרים במה שמתאים למכנה המשותף לכולם ולרוב, תוכלו למצוא פתרונות מצוינים גם בהתחשב בכך.